关于修订完善《山东服装职业学院采购管理办法》的通知

关于修订完善《山东服装职业学院采购管理办法》的通知

各系、各部门：

根据国家、省、市及相关部门最新采购政策文件要求，结合学院采购工作实际，修订完善的《山东服装职业学院采购管理办法（试行）》已经学院党委会研究通过，现印发给你们，请遵照执行。

中共山东服装职业学院委员会

2026年4月10日

山东服装职业学院采购管理办法（试行）

第一章  总则

第一条  为规范学院采购管理工作，最大限度地发挥资金的使用效益，维护学院利益，促进学院廉政建设，依据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》、《中华人民共和国预算法》以及其他相关法律法规规定，本着“保证质量、节约开支、公平公正、诚实信用”的原则，结合学院实际，制定本办法。

第二条  学院各部门使用财政预算内、预算外资金和科研、贷款、捐赠等其它配套资金进行的采购行为，均适用本办法。

第三条  本办法所称采购，系指学院各部门以购买、租赁、委托、雇用、开发等方式有偿取得的货物、服务及工程的行为。

本办法所称货物，是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品以及商标专用权、著作权、专利权、软件、数据库以及知识产权等有形或无形物品。

本办法所称工程，是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等，实现工程基本功能所需的设备、材料等形成于工程实体的项目以及完成工程所需的勘察、设计、监理等工程服务类项目。

本办法所称服务，是指除货物和工程以外的其他采购对象，如物业管理、租赁、信息化服务等。

本办法所称科研采购是指用于科研活动的专业仪器设备、零配件、实验耗材、专业软件以及与之相关的服务、工程等。

第四条 任何部门和个人不得将依法必须进行集中采购的项目化整为零或者以其他方式规避集中采购招标。

第五条  采购应当按照批准的采购预算执行。

第六条  学院采购分为政府采购和自行采购两种形式，其中政府采购分为集中采购和分散采购两种形式。采购活动遵循保证质量、满足需要、提高绩效的精神组织实施。

集中采购是指《山东省政府集中采购目录及标准》(以下简称《集采目录》)目录内的货物、工程和服务，由集中采购机构代理采购的行为。

《集采目录》以外，单项或批量采购金额(同一二级品目年度累计)达到分散采购限额标准的项目，依法实行分散采购（学院可委托采购代理机构组织采购或自行组织采购）：

(一)学院基础建设工程项目的勘察、设计、监理、施工以及与工程建设相关的重要设备、材料等的采购，单项合同估算价在60万元以上(含60万元，下同)的项目；

(二)教学、科研、行政办公、生产和后勤等设备设施的采购在50万元以上的采购项目；

(三)教材、图书、大宗物资等批量采购合同估算价在50万元以上的项目；

(四)单项合同估算价在50万元以上的服务项目；

(五)依照有关规定，必须实行政府采购的其他项目。

自行采购是指《集采目录》以外且未达到分散采购限额标准的采购项目，不适用《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例的有关规定，由学院按照相关预算管理规定和本办法自行组织实施采购的行为。自行采购可根据项目需求采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价、网上商城等采购形式。

3万元以上的项目，由学院招标采购科按照规定组织开展采购活动。3万元以下的项目，经学院主要领导签字同意后（学院事项办理单），由项目需求部门成立评审小组（2人或以上），对3家（含）以上单位以询价（详见第十七条）的方式自行组织实施。最终选用由项目需求部门负责人签字认可。

零星维修项目，按照《山东服装职业学院零星维修管理办法》执行。

第二章  组织机构及职责

第七条 学院招标采购工作领导小组（详见附件1）是学院招标及采购工作的领导和决策机构。领导小组成员由学院有关领导、党委（院长）办公室、财务处、总务处及采购项目所涉及部门主要负责人组成。主要职责：领导学院的招标及采购工作；审查批准学院招标及采购工作的有关规章制度；研究决定招标及采购工作中的重大事项；对招标采购科、项目承办部门的工作进行指导和监督；向院长办公会及党委会汇报招标及采购工作。

第八条  学院招标采购科是学院采购工作管理的执行机构，主要职责：认真贯彻国家有关政府采购的政策法规；负责制定学校采购招标实施办法和规章制度；负责学校采购、招标及相关事项的组织协调工作；协助项目申请部门完善采购方案，确定采购项目的采购方式；组织签订招标采购合同；按照采购计划，履行招标采购程序、完成采购任务；协助项目申请部门做好项目验收工作；参与组织大型采购项目的专家论证；负责采购管理的有关文件材料的整理和立卷归档；完成上级及学院交办的其它工作。

第九条  学院采购项目申请部门主要负责：按照招标及采购有关规定和本办法，做好采购前期的采购意向参数编制、项目立项、需求论证、方案设计、市财政局财政评审等准备工作；提供采购文件所需的需求要素（如付款方式、合同期限等）；负责审核委托代理机构所编制的采购文件中的技术性事项；组织投标人(供应商)现场考察；负责对采购文件中技术方面的问题进行答疑和释义；参与考察需要进行考察的采购项目；负责与中标供应商洽谈、签订合同，并报招标采购科备案；负责合同的履行及参与项目完成后验收。

第三章  采购计划、立项审批

第十条  学院各部门应当根据学院发展规划、实际工作需求提出年度采购计划，按照项目要求报学院审批同意后按程序提交院长办公会、党委会研究批准。

第十一条  列入年度采购计划的项目必须进行项目立项和审批。项目立项由项目申请部门提出，经与招标采购科沟通后，学院进行审核（事项办理单）。项目申请部门填报立项申请表（详见附件2），招标采购科审核，分管院领导审批后，按程序提交相关会议研究批准（按照项目金额分别经院长办公会或党委会研究批准）（详见附件3）。

第十二条  学院各项目申请部门根据审批的采购计划及采购立项，合理安排提报采购计划时间，一般项目提前30天，公开招标项目提前90天组织采购。明确采购需求参数，详细填报采购申请材料，报送学院招标采购科组织实施采购等事宜。

第四章 采购范围、采购方式

第十三条  纳入学院招标采购科管理的采购项目范围：财政经费预算中的项目均应实施集中采购。由招标采购科根据学院各部门的申报资料审核并定期汇总后，赴市财政局办理有关采购申报工作。

第十四条  目录及标准：按照市财政局下发的泰安市政府集中采购目录及限额标准的通知执行。

第十五条 依法纳入政府集中采购管理的采购方式必须严格服从其规定。

第十六条 按照上级规定可以由学院自行组织集中采购范围的采购项目，由学院招标采购科负责组织，委托市财政局认定资格的招标代理机构采用公开招标、竞争性磋商等方式实施采购，或根据学院采购项目的实际需要组织实施校内采购。如遇特殊情况，急需采购的，财务处负责协调市财政局等有关部门，做好预算调整沟通工作。

第十七条 学院采购采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价、网上商城等采购方式：

(一)公开招标是指以招标公告方式邀请不特定的供应商投标的采购方式；

(二)竞争性磋商是指采购人、政府采购代理机构通过组建竞争性磋商小组(以下简称磋商小组)与符合条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行磋商，供应商按照磋商文件的要求提交相应文件和报价，采购人从磋商小组评审后提出的候选供应商名单中确定成交供应商的采购方式。

(三)竞争性谈判是指从符合相应资格条件的供应商名单中确定一般不少于3家的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式；

(四)邀请招标是指以发出投标邀请书的方式邀请一般不少于3家的特定的供应商投标的采购方式；

(五)单一来源采购是指向某一特定的供应商直接购买的采购方式，由招标采购科按以下原则确定：

1.只能从唯一供应商处采购的；

2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；

3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。

(六)询价是指针对采购项目从符合相应资格条件的供应商名单中确定一般不少于3家的供应商，并对其提供的报价、质量、服务等进行比较，确定供应商的采购方式。

(七)网上商城采购是指通过齐鲁云采山东省政府采购网上商城实施的采购方式，适用于已经定型、标准统一、货源充足的项目采购。

第十八条 凡符合本办法第六条规定的集中采购、分散采购项目，其采购方式在遵循《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》及相关法律法规的前提下分别由学院招标采购工作领导小组或招标采购科确定。

                                  第五章  采购工作流程

第十九条 采购活动开展前，项目申请部门需按照学院党委(院长)办公室要求经党委会或院长办公会通过后进行需求论证或出具可行性研究报告。采购工作流程共分为项目立项、项目采购、合同签订及履行、履约验收、费用结算、全流程审计等环节（详见附件3）。

第六章  采购项目信息公开

第二十条 学院政府采购项目信息公开渠道为山东省政府采购信息公开平台及泰安市公共资源交易网；自行采购项目信息公开渠道为中国招标投标公共服务平台、山东服装职业学院官方网站招标投标专栏。

                                       第七章  延续性服务项目

第二十一条 政府采购服务合同的续签按照省财政厅《关于延续性服务项目政府采购有关问题的通知》（鲁财采〔2016〕45号）等相关规定执行。

对服务内容、数量及标准等需求相对固定的自行采购服务项目，以及当期服务对前期的基础性工作依赖程度较高的延续性自行采购服务项目，项目申请部门需按照学院党委(院长)办公室要求经党委会或院长办公会通过后，可与原供应商续签服务合同。

拟续签的服务项目时间每次续签需为1年，续签总时限原则上不得超过5年，提前终止服务合同需双方协商签订补充协议。

续签合同的服务内容、数量、标准、金额原则上不变，续 签合同金额确需增加的，调增金额不得超过初始采购合同金额的10%。

  第八章 采购监督、行为责任

第二十二条 学院招标采购工作领导小组、招标采购科和采购代理机构、参加学院招标及采购工作的相关人员应严格遵守国家、省市有关条例、法规及学院规定，按照规定的程序开展采购活动，切实加强对学院采购活动的管理和监督。学院审计科按照部门职能对整个招标采购活动进行全过程审计监督。

第二十三条  学院委托的采购代理机构，违反国家招标投标等相关法律、行政法规和规章，泄露应当保密的与招标活动有关信息的，或者与投标人(供应商)串通损害学院利益的，学院将按有关法律法规，追究其相应的法律责任。

第二十四条  采购活动中有下列情形之一的，学院应追究责任部门主管人员和直接责任人员的责任；构成犯罪的移交司法机关追究刑事责任：

(一)应当采用政府采购方式而未采用的；

(二)擅自变动采购标的的；

(三)委托不具备资质的单位或个人承办采购事务的；

(四)与招标代理机构或供应商串通的；

(五)玩忽职守、失职渎职给学院造成损失的。

有本条(一)和(二)情形之一的，采购活动无效，学院财务处不予进行项目结算。

第二十五条  供应商有下列情形之一的，三年内不准参与学院采购项目，给学院造成损失的，应当按有关规定承担赔偿责任：

(一)提供虚假材料谋取中标、成交的；

(二)采用不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；

(三)与采购代理机构、其他供应商或学院参与招标及采购活动的工作人员恶意串通的；

(四)中标、成交后无正当理由不签订合同或不履行合同的。

供应商有本条第(一)至(三)项情形之一的，中标、成交无效。

                                   第九章  附  则

第二十六条 学院使用国外组织及个人的投资或赠款进行采购，投资或赠款人有约定的，在其约定符合我国法律法规前提下，服从其约定。

第二十七条  本办法遇国家有关法律法规及省、市主管单位的相关政策调整时，按国家及省主管单位的相关政策法规执行，并适时对本办法有关条款调整修订。

第二十八条  本办法自发布之日起执行，原有《山东服装职业学院采购管理办法》、《关于进一步规范采购工作流程的通知》同时废止。本办法由学院招标采购科负责解释。

附件：1. 山东服装职业学院招标采购工作领导小组名单

2.山东服装职业学院采购项目立项申请表

3.山东服装职业学院采购工作流程

山东服装职业学院

                                                                                                             2026年3月23日

附件1

山东服装职业学院采购工作领导小组

   为进一步加强学院采购管理工作，规范采购行为，研究确定学院政府采购活动的重大决策、重要事项，以及重大项目的采购需求确定、代理机构和采购方式选择等相关工作，根据《山东省政府采购预算单位内部控制管理规范》中“预算单位应当成立由项目使用部门以及财务（资金）、采购（招标）、资产、审计等相关人员组成的政府采购工作领导小组”等相关要求，结合学院实际，经研究，成立招标采购工作领导小组。

组  长：马培安

副组长：刘光珍

成  员：辛成富、杨庆福、徐磊，项目需求部门负责人

领导小组下设办公室，办公室设在财务处，辛成富兼任办公室主任，成员由相关部门负责人、财务处相关人员（周翔）、专业人员组成。

附件2

山东服装职业学院采购项目立项申请表

                                    申报部门（盖章）

说明：

1、此表由项目需求部门填写。

2、货物项目（涉及固定资产）由总务处进行资产查询（同类资产现有数量，超年限数量等）后会签意见；涉及教学用仪器设备及配套设施施工的项目由教务处会签意见；涉及网络信息类的项目由信息中心会签意见。

3、服务或工程类项目，申报部门视项目涉及情况，选择会签部门。

4、后附：项目需求方案。

附件3

山东服装职业学院采购工作流程

为进一步健全学院采购运行机制，规范采购行为，落实采购各环节主体责任，促进廉政建设，提高采购质效。根据《中华人民共和国政府采购法实施条例》《政府采购货物和服务招投标管理办法》《山东省政府采购预算单位内部控制管理规范》和《山东服装职业学院采购管理办法》的相关规定，经学院研究，决定对采购工作流程进行规范，请各系、各部门严格按照新工作流程执行。采购工作流程如下：

第一步：项目立项申报

责任主体：项目申请部门、招标采购科

1.经学院事项办理单审核通过后（院长签字确认），项目申请部门填写《山东服装职业学院采购项目立项申请表》（后附需求方案），招标采购科审核，分管院领导审批同意。

其中，货物类项目由学院招标采购科填写《泰安市市直行政事业单位资产配置计划申报表》提报泰安市财政局进行资产配置备案审批。具体要求：按照总务处在项目申报中会签的同类资产查询情况（现有数量，超年限数量等）填写资产配置申请表，同时起草资产配置申请，经学院领导审定后，一并报市财政局审批，接收批复后的《市级行政事业单位资产管理审批财政局内部流转单》。

2.按照学院议事规则，需上会通过的项目，由项目申报部门完成上会按程序提交党委会或院长办公会研究批准（预算内资金：3万至10万元（不含）以下项目由院长办公会研究，10万元（含）以上项目由党委会研究；预算外资金：3万元至5万元由院长办公会研究，5万元以上由党委会研究）。具体要求：形成上会汇报材料（包括采购方式、代理机构、评标办法等信息），完成上会通过后将会议纪要报招标采购科。

3.招标采购科委托代理机构组织需求论证，同时在山东省政府采购网发布意向公示。具体要求：招标采购科委托代理机构组织参数制定人、需求部门负责人、社会相关专家（专家库内相关专家、行业龙头企业或区域领航企业等，不少于3人）进行需求论证，形成论证报告并由社会相关专家签字确认。及时发布意向公示，完成1个月公示期。

效果证明材料：《山东服装职业学院采购项目立项申请表》、需求方案、《市级行政事业单位资产管理审批财政局内部流转单》、党委会或院长办公会议纪要、项目论证报告。

第二步：项目采购

责任主体：招标采购科、招标代理机构

完成项目的招标采购。具体要求：依据相关法律、法规，招标采购科提报采购计划、起草招标文件并报请采购工作领导小组审定后，发布采购公告、发布中标公告。由招标代理机构组织完成开标、评标工作。

效果证明材料：项目采购资料汇编（包括：采购公告、招标文件、评标报告、中标公告、投标文件等）

第三步：合同签订、履行

责任主体：项目申请部门、招标采购科

按照合同签订时限（中标通知书发出之日起10个工作日），完成合同签订，并由招标采购科及时发布合同公示。具体要求：按照政府采购合同相关规定，招标采购科组织起草制式合同文件，认真比对合同签订内容与招标文件要求，确保完全一致，及时发布合同公示。项目申请部门按照《山东服装职业学院合同管理办法(试行) 》规定，审核合同内容，并经学院审核后，完成合同签订，对接供应商履行合同。

合同履行中，需追加与合同标的相同的货物、工程或服务不超出10%的项目，项目申请部门报请学院领导审批通过后，在不改变原合同其他条款的前提下，可以与供应商签订补充协议。超出10%的项目或有重大变更的项目，必须经学院党委研究处理。

效果证明材料：《山东服装职业学院合同审核表》、采购合同、补充协议（不超出10%项目）

第四步：履约验收

责任主体：项目申请部门、总务处（后勤服务中心）、招标采购科、招标代理机构。

依据山东省《政府采购履约验收管理暂行办法》、《关于进一步加强政府采购履约验收工作的指导意见》完成履约验收、完成固定资产录入（总务处）、发布履约验收公示。具体要求：合同履行达到验收条件时，供应商向项目申请部门发出项目验收建议。项目申请部门应当自收到建议之日起7个工作日内上报招标采购科组织启动项目验收，由采购代理机构组织项目申请部门的参数制定人、社会专家等组成3人及以上单数验收小组（单数），根据招标文件和采购合同，开展项目验收工作，完成《政府采购项目履约验收书参考样本》签字，形成验收报告并由验收小组成员签字。项目申请部门及时与总务处（后勤服务中心）对接完成固定资产录入工作。招标采购科按照验收小组验收意见，及时发布履约验收公示。

效果证明材料：《政府采购验收通知单》、《政府采购项目履约验收书参考样本》、履约验收报。

第五步：费用结算

责任主体：项目申请部门、财务处

履约验收合格后，项目申请部门按照项目合同付款方式，依据《山东服装职业学院财务报销规定（试行）》，完成费用报销申报。财务处完成审核、费用结算。具体要求：按合同条款，及时足额结算费用。验收不合格的项目，按照合同约定整改；违约的项目，按合同约定追究违约者的责任。

效果证明材料：费用支出凭证

第六步：全流程审计

    责任主体：审计科

工程类：审计科负责组织具有相应资质的第三方造价咨询机构对工程进行造价审核，并对其行为进行监督。

非工程类（货物、服务类）：政府采购合同明确要求审计的，以及学院交办的、重大的非工程类项目，审计科将采取适当方式组织审计。其他项目采取全过程合规性监督。

效果证明材料：项目审计报告